为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各部门或个人使用会议室的规定及申请使用流程，现作如下规定。

    1. 会议室均由秘书统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理；

    2. 部门或个人需要使用会议室时，需提前一个工作日向秘书提出申请，经准许后方可使用。临时性使用会议室，必须经主任同意。

    3. 使用原则：先申请，后使用。没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，可以使用，但如有冲突，必需礼让已申请使用会议室的部门或个人。

    4. 按申请的先后顺序使用。特殊情况，由使用者自己经互相之间协商后可以调整使用顺序。

    5. 遇学校层级的紧急或重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，应无条件服从学校安排。

    6. 部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过半小时未到达会议室的，秘书有权对会议室的使用权另作安排。

    7. 部门及个人应按预约的时间使用，不可超时使用。如需延长使用时间，请及时通知秘书，如在紧接的时间段内已安排了其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须终止使用会议室。

    8. 任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，移动设备。如因个人原因造成设备设施损坏，须维修至正常状态。

    9. 会议室内所有设施设备，未经允许，不得带出会议室。

   10. 会议室使用期间，使用部门或个人自行负责会议的模式安排，人员接待，会议记录等会议需求。需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾等不卫生行为，使用完毕，务必将所有移动过的桌椅、设施设备等还原，离开时候关闭电源、空调。

    11. 如部门或个人临时取消申请，再使用时需重新申请。

使用程序

      1. 申请流程

   （1）部门或个人到秘书处查询会议室使用情况；

   （2）部门或个人提出会议室使用时间及是否使用投影仪的要求；

   （3）在《会议室使用登记手册》签字。

      2. 使用流程

   （1）部门或个人按会议室使用规定使用会议室；

   （2）部门或个人自行指定人员安排会务工作。

     3. 交还流程

   （1）使用完毕后，检查会议室，发现不按规定使用的，及时要求部门或个人改正；

   （2）如不改正或拒绝改正，则拒绝该部门或个人的会议室使用申请。