学术交流室使用规章制度
发布人:  发布时间:2023-12-04   浏览次数:


为进一步加强会议室管理,充分发挥作用,提高使用率,明确各部门或个人使用会议室的规定及申请使用流程,现作如下规定。

1. 会议室均由秘书统一管理,统筹协调安排使用,并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理;

2. 部门或个人需要使用会议室时,需提前一个工作日向秘书提出申请,经准许后方可使用。临时性使用会议室,必须经主任同意。

3. 使用原则:先申请,后使用。没有经过申请的部门或个人,在没有冲突的情况下,可以使用,但如有冲突,必需礼让已申请使用会议室的部门或个人。

4. 按申请的先后顺序使用。特殊情况,由使用者自己经互相之间协商后可以调整使用顺序。

5. 遇学校层级的紧急或重要的会议,已申请使用会议室的部门或个人,在不能调换的情况下,应无条件服从学校安排。

6. 部门及个人应在所预约的时间到达会议室,并开始使用。超过半小时未到达会议室的,秘书有权对会议室的使用权另作安排。

7. 部门及个人应按预约的时间使用,不可超时使用。如需延长使用时间,请及时通知秘书,如在紧接的时间段内已安排了其他部门或个人使用,超时使用的部门或个人必须终止使用会议室。

8. 任何部门或个人在使用会议室期间,必须爱护会议室的设备设施,安全使用,严禁私自接拉电源,移动设备。如因个人原因造成设备设施损坏,须维修至正常状态。

9. 会议室内所有设施设备,未经允许,不得带出会议室。

10. 会议室使用期间,使用部门或个人自行负责会议的模式安排,人员接待,会议记录等会议需求。需保持会议室的整洁,不允许有乱扔垃圾等不卫生行为,使用完毕,务必将所有移动过的桌椅、设施设备等还原,离开时候关闭电源、空调。

11. 如部门或个人临时取消申请,再使用时需重新申请。


使用程序

1. 申请流程

(1)部门或个人到秘书处查询会议室使用情况;

(2)部门或个人提出会议室使用时间及是否使用投影仪的要求;

(3)在《会议室使用登记手册》签字。

2. 使用流程

(1)部门或个人按会议室使用规定使用会议室;

(2)部门或个人自行指定人员安排会务工作。

3. 交还流程

(1)使用完毕后,检查会议室,发现不按规定使用的,及时要求部门或个人改正;

(2)如不改正或拒绝改正,则拒绝该部门或个人的会议室使用申请。